E-ticarette kâr marjı çoğu zaman satış tarafında değil, alış tarafında kaybedilir. Toptancıyla anlaşılan ürün fiyatı, kargo firmasıyla yapılan desi anlaşması, paketleme ya da depo hizmeti için konuşulan tutar... Faturalar bu anlaşmalara uymadığında aradaki fark sessizce maliyetlerinize eklenir. Entegra Muhasebe'nin yeni Cari Anlaşmalar ve Fatura Onayı özelliği, tedarikçi anlaşmalarınızı kayıt altına alır ve gelen her faturayı bu anlaşmalara göre otomatik denetler.
E-ticaret işletmelerinde gözden kaçan maliyet: anlaşma dışı faturalar
Yüzlerce ürün ve onlarca tedarikçiyle çalışan bir e-ticaret işletmesinde alış faturalarını tek tek anlaşmayla karşılaştırmak pratikte mümkün değildir. Bu nedenle sık karşılaşılan tablo şudur:
- Toptancı, anlaşılan 180 TL yerine 195 TL'den fatura keser; kimse fark etmez.
- Kargo ya da hizmet anlaşmasının süresi dolar, yenileme pazarlığı yapılmadan eski koşullar uygulanmaya devam eder.
- Tedarikçi faturaları yönetici görmeden muhasebeye işlenir.
- Bir faturanın kimin onayıyla işlendiği sorulduğunda cevap verilemez.
Entegra Muhasebe, bu süreci elle yapılan kontrol yükünden kurtarıp otomatik bir denetim akışına dönüştürür.
Anlaşmanızı kaydedin, sözleşmeniz kartta dursun
Cariler › Anlaşmalar ekranında tedarikçi carisine yeni anlaşma tanımlanır. İki anlaşma türü desteklenir:
- Fiyat listesi: Ürün bazında anlaşılan alış fiyatları (KDV hariç). Toptancı ve üretici alımları için idealdir.
- Sabit tutar: Dönem başına sabit bedel. Kargo, depo, yazılım ya da hizmet anlaşmaları için uygundur.
Anlaşmaya tarih aralığı, para birimi, tolerans yüzdesi, yenilenme dönemi ve hatırlatıcı eklenir. İmzalı sözleşmenin PDF ya da JPG kopyası da doğrudan anlaşma kartına yüklenir; sözleşmeyi aramak için klasör karıştırmanıza gerek kalmaz.
Otomatik fatura denetimi nasıl çalışır?
Entegra Muhasebe, anlaşması olan tedarikçilerden gelen alış faturalarını her sabah anlaşmayla karşılaştırır. Aleyhinize bir sapma bulunduğunda:
- Uyumsuzluk, belge numarası, anlaşılan fiyat, faturadaki fiyat ve fark oranıyla Uyumsuzluklar paneline yazılır.
- Yöneticiye bildirim gönderilir.
- Anlaşma listesinde "açık uyumsuzluk" rozeti belirir; ana sayfadaki Anlaşma Uyumsuzlukları widget'ı en yeni 10 kaydı gösterir.
Kontrol yalnızca günlük taramayla sınırlı değildir. Alış faturası kaydedilirken anlaşma dışı fiyatlı satır varsa "Anlaşma dışı fiyat" uyarısı çıkar. Bekleyen e-Faturalar ekranından fatura içeri alınırken de ilgili satırlar uyarı rozetiyle işaretlenir. Anlık kontrol için anlaşma detayındaki Şimdi denetle düğmesi kullanılabilir.
Tedarikçi faturalarında çok kişili onay akışı
Kritik tedarikçiler için anlaşma formundaki "Gelen faturalar için onay iste" seçeneği açılır. Ardından onay verecek kullanıcılar seçilir ve karar kuralı belirlenir:
- Onaycılardan biri yeterli: İlk onay faturayı onaylar.
- Tüm onaycılar onaylamalı: Tüm onaylar beklenir; tek bir ret faturayı reddeder.
O tedarikçiden gelen her alış faturası, e-fatura ile gelenler dahil, Fatura Onayları listesine düşer ve onaycılara web ve mobil bildirim gider. Fatura kaydı engellenmez; operasyon akmaya devam ederken karar adımı kayıt altına alınır. Ret verilirken not zorunludur ve anlaşmayı açan kullanıcı sonucu bildirimle görür.
Fatura Onayları ekranında Bana düşenler / Tüm bekleyenler / Hepsi sekmeleriyle her faturanın onay durumu, karar saati ve notu izlenebilir. Böylece "Bu faturayı kim onayladı?" sorusunun cevabı her zaman hazırdır.
Mobil uygulamadan onay
Onaycılar, telefonlarına gelen bildirime dokunarak faturanın cari, tutar ve belge bilgilerini görür ve tek dokunuşla onaylar ya da reddeder. Anlaşma ve onaycı tanımları web arayüzünden yapılır; karar her yerden verilir.
Süresi dolan anlaşmalar için akıllı yenileme
Bitiş tarihi yaklaşan anlaşmalar için hatırlatıcı çalışır. Yenile işleminde zam oranı ve yeni dönem girilir; sistem tüm fiyatları yeni orana göre hesaplar, gerekirse satır bazında düzeltilir. Eski anlaşma "Yenilendi" durumuyla geçmişte saklanır. Zam oranını (ör. TÜFE/ÜFE) yenileme anında işletme kendisi belirler.
Hangi işletmeler için uygun?
- Toptancı ve üreticilerden düzenli mal alan e-ticaret satıcıları
- Kargo, fulfillment ya da depo hizmeti alan pazaryeri satıcıları
- Hammadde tedarik eden üreticiler
- Kuyum, eczane deposu ve perakende işletmeleri
Sık sorulan sorular
Bu özellik hangi pakette yer alıyor?
Anlaşmalar modülü İleri pakete dahildir; diğer paketlerde firma bazında ek modül olarak açılabilir.
Dövizli anlaşmalar denetlenir mi?
Evet. Fatura para birimi anlaşmanın para birimiyle aynı olduğunda denetim yapılır.
Onay bekleyen fatura muhasebeye işlenmez mi?
İşlenir. Onay, kayıt sonrası kontrol ve karar adımıdır; reddedilen faturalar listede ayrıca görünür.
Gider pusulası ve masraf fişleri onaya düşer mi?
Hayır, onay akışı yalnızca tedarikçi alış faturalarını kapsar.
Sonuç
Entegra Muhasebe'nin Cari Anlaşmalar ve Fatura Onayı özelliği, tedarikçi anlaşmalarınızı pasif bir belge olmaktan çıkarıp her gün çalışan bir kontrol mekanizmasına dönüştürür. Anlaşma dışı faturalar otomatik yakalanır, kritik faturalar doğru kişilerin onayından geçer ve her karar kayıt altında kalır. Binlerce işletmenin tercih ettiği Entegra altyapısıyla, alış tarafındaki maliyet kaçaklarını kapatmanın en kolay yolu.
