Pazaryerinden dönen bir ürün ya da KDV mükellefi olmayan birinden yapılan bir alım, birçok işletmede hâlâ elle doldurulan bir gider pusulası ve ayrıca yürütülen bir GİB işlemiyle kapanıyor. İade kodunu bulmak, müşterinin telefonunu aramak, pusulanın hangi satış faturasına ait olduğunu yeniden yazmak ve belgenin GİB'de kabul edilip edilmediğini kontrol etmek her iade için birkaç dakika demek. Günde onlarca iade alan bir satıcıda bu dakikalar kolayca saatlere dönüşür. Entegra Muhasebe, e-gider pusulası gönderimini programda zaten tuttuğunuz pusula kaydının üzerine kurar: bilgiler mümkün olduğunca kendiliğinden dolar, gönderim tek düğmeyle yapılır ve belgenin durumu aynı listeden izlenir.
e-Gider Pusulası Entegra Muhasebe'de Nasıl Çalışır?
Entegra Muhasebe'de gider pusulası, Alışlar ve Giderler altında bir kayıt olarak durur. e-Gider özelliği açıldığında bu kayıt GİB'e e-Gider Pusulası olarak gönderilebilir hale gelir. Belge numarasını sizin yazmanıza gerek yoktur: program numarayı kendisi atar; EG serisi tanımlıysa onu, tanımlı değilse GIP serisini kullanır.
Gönderilen her belge için PDF'i indirebilir, ekranda görüntüleyebilir, GİB'deki durumunu yenileyebilir ve gerekirse iptal başlatabilirsiniz. GİB rapor durumu da program tarafından izlenir; "belge gitti mi?" sorusunun cevabı için ayrı bir ekrana geçmeniz gerekmez.
İki Pusula Tipi: İade ve Alım
e-Gider Pusulası iki farklı durum için kullanılır ve form, seçtiğiniz tipe göre farklı bir doğrulama bilgisi ister.
| Tip | Ne zaman kullanılır? | Doğrulama bilgisi |
|---|---|---|
| İade | Tüketiciye satılmış malın iadesi. Düzenlenmesinin üzerinden 7 gün geçmiş bir e-Arşiv faturasının iptali de bu yoldan yapılır. | İade kodu (kargoyla gelen iadede kargo iade kodu) |
| Alım | KDV mükellefi olmayan bir kişiden yapılan alım | SMS kodu; kodu forma kullanıcı girer |
Kargoyla gelen iadelerde önemli bir ayrıntı var: GİB bu durumda yalnız iade (kargo) kodunu kabul eder, SMS kodu geçerli sayılmaz. Formda kargo firmasını seçtiğinizde firmanın VKN'si ve yetki belge numarası, Tanımlamalar > Kargo Firmaları ekranındaki kayıttan gelir.
Hangi Bilgiler Kendiliğinden Gelir?
- Satış faturasına bağlı pusulada: platform, telefon ve referans fatura bilgisi bağlı faturadan otomatik olarak dolar.
- Eksik alanlarda: boş kalan alanlar pencerenin üstünde liste halinde gösterilir; göndermeden önce neyin eksik olduğunu tek bakışta görürsünüz.
- Pazaryeri iadelerinde: iade entegrasyonla geldiğinde ve iade kodu da mevcutsa e-Gider Pusulası gönderim sırasına kendiliğinden alınır.
Pazaryeri iadelerinin depoda kontrol edilmesi ve gider pusulası tarafını pazaryeri iade süreci yazımızda ayrıca ele aldık.
Örnek Senaryo: Kargoyla Dönen Bir Pazaryeri Siparişi
Diyelim ki pazaryerinde 1.200 TL'ye sattığınız bir kahve makinesi müşteri tarafından kargoyla iade edildi (rakam örnektir). İade kaydı entegrasyonla geldi ve kayıtta iade kodu da var. Bu durumda e-Gider Pusulası gönderim sırasına kendiliğinden alınır; size kalan iş, listedeki rozetin durumunu takip etmektir.
İade kodu kayıtta yoksa pusula satırındaki "e-Gider gönderilmedi" rozetinden pencereyi açarsınız. Tip olarak İade seçilir, kargo firması belirlenir ve kargo iade kodu girilir; platform, telefon ve referans fatura bağlı satış faturasından gelir. GİB'e Gönder'e bastığınızda rozet yeşile döner ve belgenin PDF'i aynı satırdan indirilebilir hale gelir.
Adım Adım: e-Gider Pusulası Nasıl Kesilir?
- Özelliği açın: Firma Bilgileri > E-Fatura ekranında "e-Gider Pusulası kullan" seçeneğini işaretleyin. Aynı yerde varsayılan iade kodu platformunu ve SMS operatörünü girin.
- Pusulayı bulun: Alışlar ve Giderler listesinde ilgili gider pusulası satırındaki "e-Gider gönderilmedi" rozetine tıklayın.
- Tipi seçin: Belgenin İade mi yoksa Alım mı olduğunu belirleyin.
- Bilgileri kontrol edin: İade kodunu ya da SMS kodunu, telefon numarasını, platform bilgisini ve bağlı satış belgesini gözden geçirin. İade kargoyla geldiyse kargo firmasını seçin.
- Gönderin: GİB'e Gönder düğmesine basın. Gönderim tamamlandığında listedeki rozet yeşile döner.
Listeden Takip: Rozetler Ne Anlatır?
Alışlar ve Giderler listesindeki rozetler, her pusulanın e-Gider tarafında hangi aşamada olduğunu gösterir:
- Gönderilmedi: Pusula kayıtlı ama GİB'e henüz iletilmedi.
- Gönderildi: Belge GİB'e ulaştı; PDF'i indirebilir ya da görüntüleyebilirsiniz.
- İptal bekliyor: İptal talebi yapıldı, GİB tarafında kesinleşmesi bekleniyor.
- İptal: e-Gider iptali tamamlandı.
Göndermeden Önce Bilinmesi Gerekenler
- Kullandığınız entegratör hesabında e-Gider Pusulası servisinin açık olması gerekir.
- Belgesiz iadelerde carinin gerçek TC kimlik numarası girilmiş olmalıdır.
- Gönderilmiş bir e-Gider'in pusulası düzenlenemez ve silinemez. Değişiklik gerekiyorsa önce e-Gider iptal edilir; iptal GİB'de kesinleşene kadar pusula kilitli kalır.
- Aynı belge iki kez gönderilmez. Sonucu belirsiz kalan bir gönderim yeniden denenirken program önce belgenin GİB'de oluşup oluşmadığını sorgular.
Sık Sorulan Sorular
e-Gider Pusulası ile programdaki gider pusulası arasındaki fark nedir?
Gider pusulası Entegra Muhasebe'de bir alış ve gider kaydıdır. e-Gider Pusulası ise bu kaydın GİB'e elektronik belge olarak gönderilmiş halidir: numarası otomatik atanır, PDF'i alınabilir ve GİB'deki durumu programdan izlenir.
İade kodu nereden gelir?
Pazaryeri iadelerinde iade kodu, iade kaydıyla birlikte entegrasyondan gelebilir; kod mevcutsa pusula gönderim sırasına kendiliğinden alınır. Kargoyla dönen iadelerde GİB yalnız kargo iade kodunu kabul eder. Kodu formda kontrol eder, eksikse tamamlarsınız.
Üzerinden 7 gün geçmiş bir e-Arşiv faturasının iadesi nasıl yapılır?
Bu durumda işlem, e-Gider Pusulası'nın İade tipiyle yürütülür. Pusula ilgili satış faturasına bağlandığında referans fatura, platform ve telefon bilgileri faturadan dolar; eksik kalanlar pencerenin üstünde listelenir.
Gönderilen e-Gider iptal edilebilir mi?
Evet. Gönderilmiş belge için iptal başlatılabilir; rozet önce "iptal bekliyor", GİB'de kesinleşince "iptal" olur. Bu süre boyunca pusula düzenlenemez ve silinemez.
Müşterinin telefon numarası yoksa ne olur?
Pusula bir satış faturasına bağlıysa telefon numarası faturadan alınır. Faturada da bulunmuyorsa telefon alanı, pencerenin üstündeki eksik alanlar listesinde görünür; göndermeden önce bu alanı tamamlamanız gerekir.
İadeleri Muhasebe Kaydının Yanında Kapatın
e-Gider Pusulası ile iade ve alım belgelerinizi ayrı bir yerde değil, gider pusulası kaydınızın hemen yanında yönetirsiniz. İade yoğunluğu yüksek bir pazaryeri satıcısıysanız ya da sık sık bireylerden alım yapıyorsanız, Entegra Muhasebe'nin bu akışı kendi verilerinizle nasıl kısalttığını görmek için bir demo talep edin.
